event

SOSIALISASI KEARSIPAN 2019

Surabaya, 9 Desember 2019 M/ 12 Rabiul Akhir 1441 H

Kegiatan yang berlangsung di pendopo Pondok Pesantren Assalafi Al Fithrah Surabaya

Sambutan oleh Ponpes Assalafi Al Fithrah Surabaya oleh Ust. Nashirudin, MM. dalam sambutan beliau selaku Kepala Bagian Pendidikan mewakili Kepala Pondok menyampaikan beberapa sejarah tentang awal mula berdirinya Pondok Pesantren Assalafi Al Fithrah Surabaya, Pondok Pesantren Assalafi Al Fithrah berdiri tidak hanya di Surabaya, tapi sudah ada juga di Meteseh Semarang, Indramayu, Gresik, Malang. Dengan beberapa unit pendidikan mulai dari RA, MI, Wustho, Ulya, hingga Ma’had Aly. Kegiatan sosialisasi kearsipan ini sangat penting karena untuk ketertiban arsip serta dokumen-dokumen yang ada di lingkungan Pondok Pesantren Assalafi Al Fithrah Surabaya.

    

Pembukaan acara oleh Kepala Dinas Perpustakaan dan Keasipan Provinsi Jawa Timur yang diwakili  oleh Ibu , kenapa kegiatan dilakukan di lingkungan pondok pesantren? Lembaga Kearsipan bertanggung jawab memasyarakatkan kearsipan di lingkungan BUMN, BUMD, Lembaga Pendidikan termasuk didalamnya Pondok Pesantren. Tujuannya untuk menyimpan memori kolektif kearsipan yang ada di pondok pesantren. Pemahaman arsip yang masih dipandang sebelah mata menjadi tugas utama Lembaga Kearsipan menyosialisasikan kegiatan pengarsipan kolektif.

Manajemen pengelolaan arsip

Sosialisasi kearsipan oleh Endang Sofianti Arsiparis Madya. Tujuan Penyelanggaraan Kearsipan

Manajemen Arsip :

  1. Terciptanya arsip dengan benar
  2. Ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya
  3. Terwujudnya penyelenggaraan kearsipan yang handal
  4. Perlindungan kepentingan negara dan hak keperdataan rakyat
  5. Keamanan dan keselamatan arsip
  6. Keselamatan aset negara
  7. Peningkatan kualitas pelayanan publik

Fungsi Arsip :

  1. Fungsi perencanaan, pengambilan keputusan
  2. Pemeriksaan

Media Arsip:

  1. Kertas
  2. Peta udara (kartografik) dan gambar rancang bangunan
  3. arsip pandang dengar
    1. arsip gambar statik
    2. arsip dinamis

Instrumen wajib pengelolaan arsip dinamis

  1. Tata Naskah dinas
  2. Klasifikasi Arsip
  3. Jadwal Retensi Arsip
  4. Sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip

Ditetapkan masing-masing Pencipta Arsip berdasarkan pedoman yang ditetapkan oleh Kepala ANRI. Khusus untuk JRA terlebih dahulu mendapatkan persetujuan dari Kepala ANRI.

Keempat instrumen harus sinergi dan terintegrasi.

Lingkup Manajemen Kearsipan :

  1. Manajemen Arsip Dinamis
    1. Organisasi Pencipta
      1. Penciptaan
      2. Pengklasifikasian
      3. Penggunaan dan pemeliharaan
      4. Penyusutan
  2. Manajemen Arsip Statis
    1. Lembaga Kearsipan
      1. Pelayanan
      2. Preservasi
      3. Akuisisi
      4. Penggunaan dan pemeliharaan
      5. Penyusutan

Pembedaan Arsip Dinamis

  1. Arsip Vital
  2. Arsip Aktif
  3. Arsip Inaktif

Prosentase Kategori Arsip

  1. 30% Inaktif
  2. 25% Aktif
  3. 35% Tidak berguna
  4. 10% Statis

Acara bilanjutkan dengan tanya jawab yang berlangsung dengan antusias. Banyak peserta yang menanyakan permasalahan tentang kearsipan. Dengan kegiatan ini semoga arsip-arsip yang ada di Ponpes Assalafi Al Fithrah Surabaya lebih tertata dan tertib. Amiin.

Komentar Facebook

comments

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *